- Année ou an: la période de l'exercice financier s'échelonnant du 1er octobre au 30 septembre de l'année suivante.

- Jour ouvrable: tous les jours d’une année à l’exception des jours fériés ainsi que des jours de fin de semaine.

- Quorum: le nombre de membres qu'une assemblée doit réunir pour pouvoir valablement délibérer.

- Règles de procédure: le déroulement d'une réunion du Conseil Général se fait conformément au Guide de procédure des assemblées délibérantes Lespérance, publié par le Secrétariat Général de l'Université de Montréal, en 1980.

- Association: désigne l'Association des étudiantes et étudiants aux grades supérieurs de la Faculté de médecine de l'Université de Montréal.

- Assemblée générale (AG): désigne l'instance décisionnelle possédant le pouvoir ultime au sein de l'Association. Son rôle est de présenter et d'élire les candidats aux postes de l'exécutif, d'approuver les états financiers et les règlements généraux ainsi que de se prononcer sur des questions litigieuses.

- Conseil Général de l'AEGSFM: instance décisionnelle composée des délégués et de l'exécutif
- Délégué: représente les membres de son unité.
- Membre: toute personne inscrite à l'un des programmes aux grades supérieurs de la Faculté de médecine mentionnés à l’article 5 et versant sa cotisation annuelle à l'AEGSFM.

- Unité: département de la Faculté de médecine, centre de recherche des hôpitaux, institut de recherche ou tout lieu physique où il existe des étudiants inscrits à un des programmes des grades supérieurs de la Faculté de médecine.

- Exécutif: instance responsable de la réalisation des projets votés en assemblée générale ou au conseil de l'AEGSFM.
 
 
 

b) Toute décision du conseil peut être annulée par un vote majoritaire de l'Assemblée.

Il fait respecter l'ordre du jour et procède au décompte des votes en présence du secrétaire de séance.

S’il y a plus de candidats que de postes a combler, l'assemblée procède à l'élection sous la direction du président. Les candidats qui ont recueilli le plus de voix sont déclarés élus à l'Exécutif. En cas de votes ex aequo, 5 minutes sont allouées à chaque candidat pour mettre sa candidature en valeur et ce en présence des autres candidats pour le poste.

Un quorum de 30 % est requis lors de ce conseil et chaque délégué a droit de vote.

Aucun membre du conseil de l'AEGSFM n'est rémunéré quelle que soit la tâche effectuée. Par contre, le conseil peut rembourser à une personne déléguée, ou à une personne à l’emploi de l'Association, les frais et les dépenses encourus de bonne foi dans l'exercice de ses fonctions, sur présentation de pièces justificatives.

Tout membre peut assister en qualité d'observateur aux réunions du conseil de l'AEGSFM mais n’a pas droit de vote. Le président peut lorsqu'il le juge opportun, permettre à toute personne d'intervenir ou de participer aux débats. Cependant, le huis clos peut être ordonné par le président de son propre chef ou, à la demande d'un délégué. Cette dernière fera objet d'un vote et ne sera effective qu'à la majorité.

Tout acte, document, transfert, contrat, engagement ou entente liant l'Association peut être signé par un délégué mandaté à cette fin par le conseil. Celui-ci devant envoyer une copie conforme au président et au secrétaire de l'Association et devra avoir fait mention de ces engagements au conseil.

Les membres de l’exécutif. doivent remplir en plus des charges et devoirs qui leur sont assignés par les règlements et statuts de l'Association, toute autre tâche qui peut, de temps à autre, leur être demandée par le conseil.

L'Exécutif se réunit une fois par deux mois afin de traiter des dossiers chauds au cours de l'année académique.

Tout chèque, autre ordre de paiement d'argent, billet, ou titre de créance, émis, accepté ou endossé, au nom de l'Association, devra être signé par le trésorier et le président. Ceux-ci peuvent endosser les chèques et billets pour dépôt. Ces mêmes personnes peuvent aussi mettre en ordre et certifier tous les livres de comptabilité relatifs aux transactions bancaires de l'Association. Ils reçoivent les chèques payés et les bordereaux, de même qu'ils signent tout formulaire ou document de l'institution financière.

Il doit aussi, sur demande du conseil ou de l'Exécutif, rendre compte de l'état financier de l'Association et de toutes ses transactions comme trésorier.

Les livres de comptabilité doivent être tenus relativement à toutes les sommes d'argent reçues ou dépensées par l'Association.. Ils sont conservés au siège social et ils doivent en tout temps être disponibles pour inspection par tout membre.

L'exercice financier débute le 1 octobre et se termine le 30 septembre. Les livres et les états financiers de l'AEGSFM sont soumis à un vérificateur à l'expiration de chaque exercice financier. Un vérificateur est nommé à cette fin lors de la réunion du conseil du mois de septembre.

De plus, il rédige les ordres du jour de chaque conseil et des AG. Le secrétaire doit voir à la préparation et à la remise de tout avis devant émaner de l'Association. Il doit conserver les procès-verbaux de toute assemblée ou réunion du conseil de l'AEGSFM. Il a la garde des archives de l'Association, y compris le fichier contenant les noms et adresses des membres et des délégués, ainsi que les copies de tous rapports émanant de l'Association et tout autre livre et papier que l'Exécutif lui demandera.

Il est responsable de la tenue et de la conservation de tout livre, rapport et certificat dont la Loi requiert la tenue ou la conservation par l'Association.

Tout membre de l'exécutif peut démissionner de sa charge en donnant un avis au conseil. La démission prend effet à compter du jour qui y est mentionné. Le président doit aviser le conseil de cette démission aussitôt que possible et le conseil procède alors à combler le poste vacant.